Sachbearbeiter*in

Teilzeit

Wir suchen eine eine*n engagierte*n Sachbearbeiter*in, der/die unser Team u.a. bei der Organisation und Verwaltung unserer Angebote für Familien und Schulen (Kurse, Referate, Webinare, Trainings und Weiterbildungen) unterstützt. Der/die ideale Kandidat*in verfügt über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Kommunikationsstärke.

Über uns:

Kaleido Ostbelgien ist das Zentrum für die gesunde Entwicklung von Kindern und Jugendlichen. Kaleido ist eine präventiv arbeitende und keine therapeutische Einrichtung. Das Zentrum trägt dazu bei, dass Probleme erst gar nicht entstehen oder frühzeitig erkannt und behandelt werden.

Der Koordinationsbereich “Entwicklungsorientierte Prävention” besteht aus einem multidisziplinären Team, dessen Arbeitsschwerpunkt auf der Förderung von Ressourcen und Fähigkeiten liegt, um eine gesunde Entwicklung zu fördern.

Aufgaben:

Planung und Organisation von Referaten und Kursen:

· Koordination von Referats- und Kurszeiten und -orten

· Verwaltung von Referats- und Kursmaterialien und -ressourcen

· Sicherstellung der rechtzeitigen Verfügbarkeit von Räumen und Ausstattungen

Teilnehmermanagement:

· Verwaltung der Anmeldungen und -bestätigungen (über eine webbasierte Projektmanagement- und Teamkoordinationsplattform)

· Bearbeitung von Anfragen und Korrespondenz mit Teilnehmern unserer Angebote

· Führen und Aktualisieren von Teilnehmerlisten

Kommunikation und PR:

· Moderation von Referaten

· Pflege der Webseite

· Bespielung der Social Media Kanäle (Posts, Storys, Reels, …)

· Verfassen und Redigieren von Pressetexten

Unterstützung:

· Bereitstellung von Informationen für Interessenten und Teilnehmer

· Unterstützung des EP-Teams bei administrativen Aufgaben

· Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen im Zusammenhang mit unseren Angeboten

Dokumentation und Verwaltung:

· Erstellung und Pflege von Kurs- und Referatsdokumentationen und -berichten

· Verwaltung von Datenbanken und Archivierung von Unterlagen

· Überwachung der Kursgebühren und Rechnungsstellung

Anforderungen:

· Erfahrung in der Büroorganisation

· Hervorragende Organisations- und Planungsfähigkeiten

· Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten

· sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und mit weiteren Softwareprogrammen sowie digitalen Projektmanagement- und Teamkoordinationsplattformen

· Organisations- und Koordinationstalent sowie die Fähigkeit, selbstständig und effektiv im Team zu arbeiten

· Fähigkeit zum Multitasking und Arbeiten unter Druck

· Detailgenauigkeit und Sorgfalt

· freundliches und professionelles Auftreten

· Flexibilität (auch abends arbeiten)

· Führerschein und eigenes Auto

· sehr gute Französischkenntnisse sind von Vorteil

Wir bieten:

· Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Team

· Ein freundliches und unterstützendes Arbeitsumfeld

Bewerbungsprozess:

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf) bis zum 11.07.2025 über folgendes Formular: JETZT BEWERBEN

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!